4 típicos problemas de Productividad y cómo solucionarlos

Si te consideras una persona dispersa y crees que tienes  problemas de productividad, estos consejos te van a interesar.

Este es el resumen del vídeo:

 

Cuando hablamos de falta de productividad, no estamos hablando de procastinación o de posponer tareas para más adelante, porque no nos apetece hacerlas, trabajar a medio gas, si no de otro problema diferente como es el no saber organizarse, por donde comenzar las tareas, cuando se pasan las horas y no avanzamos. Ese es el enfoque que le quiero dar a ese tema.

 

4 problemas de productividad y cómo solucionarlos

1/ Priorizar tareas y objetivos.

A veces es complicado calcular los criterios que tenemos que seguir para priorizar qué tareas van antes, cuales van después. Te recomiendo que utilices la herramienta de la matriz de lo urgente o lo importante, que está sacada del libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” de Stephen Corvey. El funcionamiento es muy sencillo, consiste en que vayas plasmando cada tarea o “hito” que quieres conseguir en una matriz. Primero tienes muchas tareas´haces una tormenta de ideas ,las pones en un listado y luego las vas pasando a la matriz.  Para diferenciar lo que es urgente de lo que no lo es tanto debes pararte a pensar lo que tú consideras importante en ese momento  y no dejarse llevar por lo que nos piden de fuera con mucho apremio. Es hacer un ejercicio de pararse a reflexionar para hacer la escala de tareas de una forma objetiva.

 

2/Los objetivos

Poner una meta grande pero abarcable, que puede ser anual o semestral, que podemos fraccionar en pedacitos más pequeños y que cada uno  de ellos sea tu objetivo a más corto plazo. Cada uno de esos trocitos será un hito y por lo tanto tú sabrás que cada mes tendrás que esforzarte para conseguir ese objetivo.

Trata de ir tras esos objetivos a primera hora de tu jornada laboral. Es mejor dedicar esa  hora tranquila antes de que empiece la vorágine y el caos, a realizar una tarea concreta. Eso hará que el resto del día va a ir más fluido y te has asegurado de dedicar una hora al día (5 horas a la semana) a conseguir ese objetivo que te habías marcado.

 

3/ Las distracciones

En cuanto a las distracciones externas, tenemos que poner un horario de obligado cumplimiento y si trabajamos en equipo dejar muy claro la  franja horaria en la que no podemos tener interrupciones a no ser que sean urgencias.

Pero las distracciones más complicadas de resolver son las propias, esas que nos hacen perder mucho tiempo consultando las redes sociales, Para evitarlas podemos instalar una  aplicación llamada Off Time que te bloquea las notificaciones de las aplicaciones, excepto las llamadas y gestores de proyecto (Asana o Trello) También existe otra aplicación llamada “Forest”, en la cuál te marcas un tiempo, y cuando lo cumples, ya puedes tomarte un descanso. O simplemente poner en el móvil la opción de “no molestar”. Aunque el ladrón de tiempo por excelencia de la vida moderna es el Mail, estamos muy enganchados consultándolo y ésto te interrumpe constantemente. Lo  ideal es consultarlo 2 veces al día o como en mi caso, dos veces por la mañana y dos veces por la tarde, así nos quitamos la ansiedad de tener que estar continuamente revisándolo.

 

4/La ansiedad

En lugar de estar trabajando de una forma fluida y tranquila estamos todo el día “apagando fuegos” Hay que enfocarse en objetivos concretos y ponerse uno al mes para estar más centrados. Para ello lo mejor es trabajar con los OKR, de los que ya te hablé anteriormente.

Debemos planificar nuestra jornada el día anterior, dejar claro las prioridades, las tareas planteadas, porque si lo programas en frío, es más fácil tener claro lo que es más urgente. También da muy buen resultado empezar el día con actividades que nos agradan ,relajen y nos den energía mental y física para sobrellevar el día. Puede ser hacer ejercicio, yoga, leer, escribir para liberar ideas, meditación… No tienen que ser exactamente estas cosas, pero busca lo que te hagan conectar, te den ese empujón a empezar el día con más tranquilidad para tomar decisiones desde un punto de vista más sereno.

 

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Este es el repaso a los principales problemas de productividad y sus soluciones. Espero que te haya sido interesante y me dejes un comentario.

 

 

Foto vía

 

Marta Falcón
hola@martafalcon.com

Acompaño a empresas en un proceso de cambio, diseñar nuevas soluciones y sacar lo mejor de sí mismas para resolver sus retos.

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