Design Sprint: Cómo resolver problemas rápido e innovando

Está claro que estamos en la era de la rapidez. Y es, por eso, que el agilismo está de moda.

Todos queremos ir más rápido y, por ello, es normal que cualquier herramienta que nos ayude a dar propulsión extra a nuestra búsqueda de soluciones innovadoras, es más que bienvenida.

 

Por ello, hoy te traigo el santo grial de las herramientas

Aunque es un tema que nos daría para un libro completo (de hecho, ya lo han escrito). En este post, quiero darte las claves para que sepas, al menos de qué va. Ponerlo en práctica, tiene su ciencia, pero nada que no se pueda llevar a cabo en cualquier empresa que busque ayuda de un profesional o que vaya mejorando el método a base de práctica.

 

De qué va esto de Design Sprint

Proceso de trabajo en un tiempo MUY limitado, con el que debemos contestar preguntas cruciales a través de prototipos probados con clientes.

El objetivo es validar hipótesis y tomar decisiones.

Repito:

POCO TIEMPO + PREGUNTA COMPLEJA (RETO) + FEEDBACK DE CLIENTES

= SOLUCIÓN INNOVADORA

 

Se trata de que el equipo de trabajo bloquee una semana de su agenda (sí, los 5 días completos) para trabajar 100% en la búsqueda de una solución que, de otra manera, llevaría meses. O años.

Empezamos el Sprint con un reto (más o menos concreto, normalmente, demasiado abstracto todavía) y acabamos testeando una nueva solución con usuarios y obteniendo feedback directamente de ellos.

Solo habría que invertir 5 días.

Me preguntarás… ¿se puede hacer en menos? La teoría dice que no… pero, en mi experiencia, para cosas súper concretas dentro de un proyecto, sí se puede. Pero, como todo, habría que valorar cada caso.

 

Cuándo se usa y con qué fin

Se usa cuando tenemos…

ALTO RIESGO: proyectos con una gran inversión de tiempo y/o dinero

POCO TIEMPO: hay fecha tope inamovible… y hay que cumplirla.

UN ATASCO: nos encontramos con un proyecto difícil de empezar o ha perdido fuerza. Es muy útil  para darle vida

En definitiva, cualquier situación en la que tengas entre manos un proyecto que necesite un impluso.

 

Qué necesitamos (bullet points)

Estas son las cosas más importantes que necesitamos:

A/ Un equipo. Hay que empezar por ahí. ¿A quién vamos a invitar al Sprint? El error habitual es invitar a las personas “que tienen que estar” o “con las que hay que quedar bien” en lugar de llevar gente que tenga un conocimiento de algo que sea útil para el desarrollo de este trabajo. ¡Ojo con esto! Puede determinar el éxito o fracaso del asunto.

B/ Un facilitador. Esta figura es imprescindible. Tenemos que tener en la sala todo el tiempo a una persona cuya labor sea estar pendiente del proceso, del tiempo y de que todo de desarrolle con coherencia. Esta es la función del facilitador, centrarse en el proceso, no en el contenido del trabajo.

C/ Un espacio. Estarán todos metidos en una sala habilitada para sacar adelante todo el trabajo esos días. El resto de compañeros no deben contar con ella para otras reuniones, ya que estarán las paredes empapeladas de información e ideas y, las mesas, llenas de material de lo más variado.

D/ El tiempo. Lo dicho, los componentes del equipo y el facilitador, deben bloquear su agenda esos 5 días que se usarán para el Sprint.

Una vez tenemos todos los elementos clave, vamos a ver de qué fases consta y ejemplos de dinámicas que podemos utilizar para sacar adelante cada una de ellas.

 

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Fase 1: Comprensión

Mapa inicial. Queremos entender

En un primer momento, lo que más nos interesa es entender la situación de la que parte el equipo. Así que, una buena idea, es empezar dibujando un mapa que todos comprendamos y hacia donde vamos. La cuestión es tener un espacio inicial en el que todo el equipo se alinee y que todos tengamos claro hacia dónde vamos.

Este mapa, estará basado mucho en nuestro conocimiento sobre el punto actual, y cualquier investigación sobre el usuario que se haya llevado a cabo antes.

Invitamos a Expertos

Una vez tenemos un mapa con el que estamos conformes, seguramente tengamos bastantes vacíos de información. Como lo hemos materializado de forma muy visual (gracias a los post its por existir), podemos localizar estos huecos más fácilmente.

Aquí es donde entran los expertos, que no son más que personas ajenas al equipo (de la empresa o de fuera de ella). A éstos, los hemos invitado previamente, porque tienen un conocimiento específico sobre algo que necesitamos saber.

Psicología, ingeniería, medicina… limpieza de chimeneas.

Lo que sea que necesitemos.

Esos vacíos que encontramos en el mapa inicial, nos ayudan a plantear esas preguntas.

 

Preguntas, preguntas y más preguntas

Una vez tenemos la información que necesitamos, es el momento de decidir en qué vamos a centrar nuestro Sprint. Sobre qué vamos a buscar soluciones.

Rápido.

Muy Rápido.

Así que, nos toca empezar a hacer preguntas, especialmente relacionadas con aquello que “puede fallar”, sobre todas las cosas que serían interesantes validar antes de lanzar cualquier cosa.

 

Una vez tenemos nuestra batería de preguntas, decidimos.

¿El qué?

Cuál es la pregunta más peliaguda, la gran pregunta que queremos contestar.

 

Fase 2: Ideación

Momento creativo

Si ya tenemos planteada nuestra gran pregunta, podemos empezar ya a buscar nuestras respuestas.

Aquí, podemos utilizar distintas herramientas creativas. Dependiendo de la naturaleza y el punto del proyecto, elegiremos unas, u otras. Esto es decisión del facilitador, que guiará la sesión y que la habrá diseñado primero.

Dos buenos ejemplos son el Brainstorming y el SCAMPER. Puedes empezar por ahí.

 

Nota al pie: valoremos la improvisación. Por mucho que tengamos un programa para el sprint, el facilitador tiene que ir observando las necesidades del proceso e ir adaptando todo si es necesario.

 

Compartir ideas

Pues ya tenemos un montón de ideas que pueden dar solución al reto que hemos planteado. Tenemos que compartirlas en grupo y aportar a las ideas de los demás componentes.

Aun no es momento de decidir. Eso, lo hacemos en la siguiente fase.

Fase 3: Decisión

Mapa de calor

Como (de nuevo) tendremos todas nuestras ideas a la vista en la pared, es muy interesante crear un mapa de calor, marcando con puntos las zonas que nos parecen más interesantes.

Esto lo hacemos para valorar los elementos que nos parecen interesantes para hacer un mix de varias cosas que pueden guiarnos hacia nuestra solución final.

Concretar el concepto

Listo ese mix, ya podemos atisbar una solución. Pero vamos a concretarla.

¿Cómo funciona? ¿En qué consiste? ¿Qué elementos tiene? ¿Qué necesitamos para llevarlo a cabo?

Concretamos.

 

Fase 4: Prototipo

¡Genial! Ya tenemos nuestra solución. Pero todavía es una hipótesis. Creemos, que podría funcionar pero, evidentemente, tenemos que buscar pruebas que nos ayuden a sacar conclusiones.

Es por esto que tenemos que preguntar a los usuarios.

Así que, tenemos que crear “algo” que enseñarles para que, a partir de ello, podamos generar feedback.

Tenemos que construir un prototipo.

Las claves de este prototipo, para que podamos sacarle provecho es que sea a la vez explicativo (que el usuario entienda la idea) y funcional (que pueda interactuar con él).

Al igual que en la fase de ideación, pueden usarse muchas herramientas distintas que, llegados ese momento, se valorarán cuál es la adecuada.

Fase 5: Testeo

Preparamos el guión

Ya tenemos prototipo. Pues solo nos queda ponerlo a prueba.

Tenemos que buscar personas que cumplan con el perfil de usuario para el que estamos dirigiendo nuestra solución.

Nota: Esto hay que agendarlo ya en la fase 1, ya que hay que agendar a distintas personas así que, cuanto antes, mejor.

Para preparar estas entrevistas, tenemos que tener muy claro qué es lo que nos interesa validar para aprovechar el tiempo al máximo.

 

Después de testear, toca medir

Además de recoger toda la información y de sacar conclusiones sobre lo que funciona y lo que no tanto, es muy interesante dejar planteados unos próximos pasos.

Es decir, ¿qué es lo que viene después del Sprint? ¿Cuál es el siguiente objetivo?

De esa manera, no dejamos en stand by el proyecto, sino que seguimos con él hasta que lo cerramos.

Recordamos puntos clave

El facilitador: ese rol imprescindible de alguien que está pendiente del proceso y de velar por que el objetivo se cumpla

Respetar las fases y el funcionamiento de cada una: El facilitador debe estar muy pendiente de esto. Hay momentos en los que toca sacar muchas ideas y, otros, en los cuales toca tomar decisiones. Ceñirse a las dinámicas ayuda a que el trabajo en equipo fluya en la dirección adecuada.

– Tener confianza en el equipo: a veces nos atascamos, pero saber con certeza que el equipo acabará llegando a una solución (¡siempre sale algo!) es importantísimo.

– Limpiar la agenda y estar entregado al Sprint: es un esfuerzo de energía y de tiempo invertido… es algo que todos los participantes tienen que tener claro de antemano

 

Aquí te dejo un vídeo resumen de todo el proceso, aplicado, además, en un sprint real:

Link a The Hero Camp

¿Qué te ha parecido? ¿Lo encuentras útil? ¿Lo aplicarías en tu empresa? ¿Le ves alguna pega?

Déjame tu comentario y charlamos 🙂

Marta Falcón
hola@martafalcon.com

Acompaño a empresas en un proceso de cambio, diseñar nuevas soluciones y sacar lo mejor de sí mismas para resolver sus retos.

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