Cómo sistematizar tu trabajo para hacer menos y conseguir más

Todos los que emprendemos, tenemos (por lo general) un sueño común: poder trabajar menos horas para poder hacer otras cosas con libertad. Aunque empezamos metiendo muchas horas en poner todo en marcha, vivimos con la ilusión de que, poco a poco, este tiempo se reduzca, aunque sea un poco.

La forma de conseguir esto, siempre es la misma: sistematizar tu forma de trabajar, establecer como una especie de “protocolo de actuación” que te permita ir reduciendo tiempos muertos y ser más eficiente en todo lo que haces. Además, sistematizarlo todo al máximo hace que puedas tener lo más básico “cubierto” y tú puedas dedicarte a desarrollar la parte más creativa del negocio para hacerlo crecer.

Montar todo este sistema no es fácil y depende mucho de las necesidades de cada uno, pero sí quiero contarte cómo lo he hecho yo hasta ahora y cómo he conseguido establecer estos procedimientos en mi día a día.

 

Paso 1: Identifica tus actividades clave

Hay ciertas cosas que hacemos todos los días que son repetitivas pero que hay que hacer porque son importantes. Quizás no sean exactamente iguales siempre que las hacemos y varían en contenido (por ejemplo, contestar un mail con dudas de un cliente) pero puedes tener un método para hacerlo siempre de la misma forma y ahorrarte quebraderos de cabeza.

El primer paso hacia la sistematización, es identificar cuáles son las actividades clave que hacen mover tu negocio, esas que tienes que hacer continuamente sí o sí.

 

EJEMPLOS DE ACTIVIDADES CLAVE:

– Escribir posts

– Contestar mails (atención al cliente)

– Montar Newsletters

– Hacer Presupuestos

 

Paso 2: Busca la forma de automatizar al máximo

Si encuentras una forma de que en tu tienda online se genere de forma automática la factura, configúralo para que así sea. Si editas imágenes en Photoshop, siempre de la misma forma, guarda acciones que te ahorren tiempo la próxima vez.

Automatiza, automatiza, automatiza.

 

ALGUNOS CONSEJOS:

Programa tus post con tiempo para que se publiquen solos en la fecha y hora que te interesa

– Usa aplicaciones como Hootsuite para programar tus redes sociales, especialmente ahora que incluye hasta Instagram.

– Ten una forma concreta de contestar siempre los mails. Normalmente, siempre nos contactan por una pequeña lista de motivos concretos. Identifica esos motivos y ten respuestas concretas para cada caso, para que no tengas que estar escribiendo el mismo mail una y otra vez. Lógicamente, adáptalo a cada caso, pero tener unas “respuestas tipo” hará que vayas más rápido. Ya sabes: si pasa A entonces B…

– Lo mismo para los presupuestos. Diseña y piensa bien cómo es tu servicio para poder paquetizarlo y ofrecer tarifas muy concretas. Diseña documentos con todas las opciones de servicio que ofreces bien definidas, esto te permitirá enviar presupuestos casi de forma inmediata.

– Dentro de las posibilidades que permita tu negocio… ¡súbelo todo a la nube! Usa Google Drive para tener allí tus presentaciones y documentos siempre a mano y accesibles desde cualquier ordenador con internet del mundo (para presentaciones, también puedes usar Prezi), ten su base de datos en tu gestor de correos… Siempre que ha habido un problema que he tenido que solucionar de forma inmediata y no estaba en la oficina (alguna vez incluso me pilló de viaje) tenerlo todo en la nube me permitió solucionarlo todo simplemente con mi Tablet.

– Hazte una guía de imagen de tu marca de forma precisa, de forma 04que, cuando tengas que aplicar tu imagen a algo, sepas exactamente cómo hacerlo. Aquí te explico cómo.

 

Cómo crear sistemas de trabajo que te ayuden a trabajar menos Clic para tuitear

 

sistematizar tu trabajo

 

Paso 3: ¡Organízate!

– Coge tu calendario y asigna objetivos y tareas

– Haz un calendario de publicaciones, bien pensado y planificado que te sirva de guía a la hora de hacer tus artículos

– Usa herramientas que sean cómodas para organizarte. Aquí, algunos ejemplos

Gestiona tu tiempo para aprovecharlo al máximo. Aquí tienes un libro donde te explico cómo.

 

Paso 4: Delega

Si tienes posibilidades de delegar, no dudes en hacerlo. Haz un manual de operaciones con tus procesos que pueda usar cualquiera que trabaje para ti. Esto te vendrá genial tanto para esas tareas mecánicas que hay que hacer todos los días, como para temas referentes a la atención al cliente que te comentaba más arriba.

Como todo, al principio es cuestión de invertir unas cuantas horas en organizarlo todo y automatizarlo al máximo pero, después, el tiempo que ahorras en ciertas cosas no tiene precio, ya que podrás aprovecharlo para hacer crecer tu negocio en otros aspectos o en dedicarlo a atender a tus clientes a la perfección.

 

Y tú, ¿qué haces para sistematizar tu trabajo? ¿Usas alguna herramienta en concreto? ¿Tienes algún protocolo infalible? ¿O por el contrario te dejas llevar por las obligaciones del día a día?

Te espero en los comentarios 🙂

 

firma DC

Marta Falcón
hola@martafalcon.com

Acompaño a empresas en un proceso de cambio, diseñar nuevas soluciones y sacar lo mejor de sí mismas para resolver sus retos.

4 Comments
  • Raúl Contreras
    Posted at 16:15h, 04 febrero Responder

    ¡Hola Marta! La verdad es que automatizar es una de las tareas más importantes ya que si haces siempre lo mismo todos los días, ¿qué te diferenciaría de un robot? Sería como tener menos horas al día porque sí.

    Yo añadiría el tan famoso principio de Pareto (80/20) a la hora de identificar las tareas clave y centrar la mayor parte de los esfuerzos en aquello que proporciona mayores resultados (seguramente sea lo más creativo). Y lo demás pues automatizar, delegar o simplemente dejar de hacerlo y hacer otras cosas más importantes.

    Es evidente que esto no es fácil ni perfectamente aplicable en todos los casos, pero sirve como guía.

    ¡Un saludo!

    • Marta Falcón
      Posted at 10:14h, 05 febrero Responder

      Gracias por tu comentario Raúl!! Tienes toda la razón, lo del principio de Pareto puede resultar muy útil a la hora de diferenciar lo realmente importante y gestionar de otra forma más eficaz el resto de las tareas. Un apunte muy interesante gracias! Un abrazo!

  • Marina Hernández
    Posted at 06:03h, 05 marzo Responder

    Muy buena información, muy completa y útil
    http://www.institutodehabilidades.com

    • Marta Falcón
      Posted at 20:26h, 06 marzo Responder

      Gracias por pasarte por el blog Marina! 🙂

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