Mis trucos para evitar las distracciones cuando estoy trabajando

8 a. m. Empiezas a trabajar. Estás medio dormido, pero a tope de power. ¿Cómo iba a ser de otra manera? ¡Estás poniendo en marcha tu proyecto! Eso es, cuanto menos, ilusionante. Venga va. Miras todos los mails pendientes. Uf, la verdad es que tienes mucho por hacer. La lista de tareas para ese día es bien larga. Bah, no pasa nada si antes de nada le echas un vistacito al Facebook, ¿no? Bueno, y ya que estás, mejor que sea con un café calentico, que siempre cunde más. Vas a donde está la cafetera. A la vuelta, echas otro vistazo al mail, no vaya a ser que haya entrado algo y te lo hayas perdido. Una vez revisas todo el Facebook, ya que estás, te pasas también por Twitter y dejas tu mensaje de #buenosdias. Guauu, ¿qué el periódico dice que le van a subir los impuestos a los autónomos? Espera, espera, esto tienes que investigarlo… Pero como no encuentras mucha información, le das un toque a tu amigo Pedro que controla sobre esos temas. Total, que entre pitos y flautas, son las 12 de la mañana y tú todavía no has hecho NADA (o casi nada) productivo.

¿Te suena?

Quizás la historia anterior te parezca un poco exagerada. O no. El caso es que es muy habitual que, cuando en teoría “deberíamos” estar trabajando, nos distraemos con facilidad y las horas no nos cunden. Y las distracciones normalmente dependen de nosotros mismos, al contrario que los imprevistos, que dependen más bien de otras personas. Nos descentramos y pasamos a otra cosa sin haber finalizado la primera.

Por supuesto, la fuerza de voluntad es la clave de todo este asunto, y usar herramientas efectivas para la productividad, también ayudan. Pero sí que hay formas de “obligarse” a cumplir con lo que tenemos que hacer y dejar las tareas del día listas.

En este post, te cuento todos mis trucos para evitar las distracciones.

 

Limito el uso del mail

Un mail que te entre, nunca es tan urgente. Posiblemente, para algo urgente, te llamarían por teléfono. Puede esperar una hora a que lo veas. Al menos, a que lo atiendas. Y con esto quiero decir que no es lo mismo leerlo por encima, que dejar todo lo que estabas haciendo para contestarlo al momento.

Te voy a contar mi forma de manejar un mail según me llega y estoy ocupada trabajando en otra cosa:

– El mail entra y me salta un aviso

– Veo quién me lo envía. Si es de un colaborador, cliente, posible cliente o proveedor importante, lo abro. Faltaría más.

– Leo por encima de qué trata. Si es algo que puedo contestar con pocas palabras, contesto en ese momento. Si es una consulta concreta, también uso mucho el recurso de contestar en ese momento “lo miro y te digo algo lo antes posible”, contesto algo así, para que sepa que no le estoy ignorando, y lo marco como “no leído”. Si el mail me lo envía cualquier otra persona, que no sea ni cliente, ni colaborador ni proveedor directo, lo dejo para después.

– A las 11, tengo reservada una media hora, para contestar a todo bien, y concentrada en cada una de las respuestas que doy.

– Tengo reservada la misma franja horaria antes de comer (sobre las 13.30) y a media tarde (sobre las 17.00) con el mismo propósito.

Con este proceso consigo que, cuando estoy centrada en una tarea en concreto, no me dejo llevar por la distracción que supone estar contestando el mail todo el tiempo y no dejo a medias lo que estaba haciendo. Por otra parte, también consigo que, cada vez que contesto lo hago centrada en la respuesta y no con la cabeza en que “estaba haciendo otra cosa y la dejé a medias”

 

Programar descansos a media mañana y a media tarde

Una vez acabo con esta franja horaria para responder mails, hago una pausa y me tomo un refrigerio. De esta forma, tengo como “horizonte” en la jornada mi momento de descanso, que me servirá para tomar el té/café de turno mientras ojeo algún blog, echo un vistazo a alguna revista o entro a ver qué está pasando en las redes sociales. Mientras esté trabajando, especialmente en algo que sea más arduo, sé que después podré disfrutar de un merecido descanso.

Ordena tu espacio, no acumules

Para mí, tener una mínima organización en el espacio donde trabajo es fundamental. Que no se pierdan las cosas en montañas de papeles, o que te topes con algo que te distraiga y te haga perder el hilo. Suelo tener en mi mesa las cosas justas de indispensables para hacer lo que toque, todo lo demás lo tengo en archivadores y cajas. Procuro no juntar demasiados post its con avisos o cosas pendientes por hacer para no distraerme y que surja la posible tentación de ponerme a hacerlo. Nada de post its, lo que haya que llevar a cabo, lo meto directamente en la agenda.

 

Algunas claves para evitar distracciones en el trabajo Compartir en X

 

Tómate un tiempo previo para organizar las tareas

En mi curso y libro de Gestión del tiempo, hablo de ello todo el rato. Tomarse un tiempo previo para organizar los proyectos, las tareas y, en definitiva, el trabajo, es básico. Muchas personas llegan y, directamente se meten en faena, sin pensar mucho qué hacer primero, o qué es prioritario. De esta forma, es muy fácil distraerse porque tienes la cabeza con un mejunje de cosas por hacer y realmente no sabes cuánto tiempo te va a llevar hacer cada una de ellas. El cerebro tiende a ser vago y a dispersarse si no tiene un plan (estructurado y realista) que seguir. Si te paras un rato antes a pensar en la mejor forma de gestionar tu tiempo, reducirás el margen de dispersión al mínimo.

 

Define que tareas tienes que acabar sí o sí ese día (de forma realista)

Lo ideal, es que todos los días te acerques un poquito más a tu objetivo final. Por supuesto, este objetivo tiene que estar lo mejor definido que sea posible. Así que, todos los días debes intentar obligarte a acabar al menos una tarea importante que te permita ir avanzando en el camino. Define esta tarea según empiece el día y ojo, hazlo de forma realista, no intentes hacer una web en un día o diseñar tu nuevo logotipo.

Haz las cosas de una en una (cuidado con el multitasking)

Ya sé que se supone que hacer varias cosas a la vez es una virtud. No lo niego, pero sí le pongo un “depende”. Para mí, el multitasking, es la distracción por excelencia. Si tratas de hacer cosas importantes a la vez, al final no estarás centrado en ninguna, y posiblemente haya alguna que no salga bien del todo. O ninguna de ellas. Pero digo “depende”, porque es distinto si aprovechas de la que vas conduciendo para ponerte cds con clases de inglés. Habría que ver qué dos (o más) actividades se combinan.

 

Reduce tus fuentes de información al máximo

Hubo un tiempo, sobre todo al principio de mi aventura como emprendedora, que estaba apuntada a todos los newsletters del mundo, seguía diariamente muchísimos blogs y me leía todos los libros habidos y por haber sobre el ámbito del emprendimiento. Pero la verdad, es que se pierde mucho tiempo. No puede ser que cada vez que veas un nuevo artículo de ese autor de éxito o gurú de moda, se paren las máquinas para leerlo.

Al final, lo que hice, fue reducir mis fuentes de información a la mínima expresión. Me quedo solo con aquellos medios que realmente me aportan valor y de los que puedo aprender algo. Estoy segura de que muchas cosas de las que lees, ya las sabes, ¿para qué intoxicarte de más y más datos?

Todos estos mails o alertas con nuevos artículos, los tengo en la bandeja de entrada y/o reunidos en mi Bloglovin, y a última hora del día, echo un vistazo a todos ellos. Pero porque ahora son unos pocos, no decenas al día, como eran antes. El exceso de información constante llegando por todos los frentes, distrae muchísimo. ¡Redúcela todo lo que puedas!

 

Te toca: ¿hay alguna cosa que no haya mencionado que te cause distracciones cuando trabajas? ¿Qué haces para ponerle remedio? Estaré encantada de charlar contigo en los comentarios y de darte algún consejo para entre todos intentar solucionarlo.

¡Te espero!