Cómo (y por qué) estandarizar tus Servicios

Algo que sucede a menudo, es que improvisamos muchas cosas de nuestros servicios.

Por otra parte, es habitual perder mucho tiempo en tareas cotidianas.

Porque, gran parte del trabajo, se basa en tareas repetitivas de todos los días.

 

 

Problema 1:

Si improvisamos, hay más cabida para errores, falta de previsión, y estrés, por supuesto.

¿Qué es lo que pasa? Primero que tú vives apagando fuegos y pierdes muchísimo tiempo pensando en “qué es lo que viene ahora”.

Segundo, que tu cliente, desde el otro lado, percibe tu trabajo como chapucero (aunque no lo sea) y puedes perder su confianza muy fácil.

 

Problema 2:

Como hay muchas de esas tareas que sieeeeeempre son iguales, pues perdemos un tiempo precioso en repetirlas cada día. Escribimos los mismos textos (o casi) cada día. Hacemos facturas día sí día también… Pues no sacamos partido a las horas.

 

 

¿Cómo poner solución a estos dos problemas?

Porque aunque parezcan dos problemas, son el mismo: no estás optimizando bien tus recursos y tu tiempo.

 

Estandariza servicios y olvídate de improvisar y de las tareas repetitivas Compartir en X

 

Condiciones para estandarizar tus servicios

Estandariza cuando encuentres una fórmula que te funciona. Una manera de hacer algo en concreto con lo que te encuentras cómodo y con lo que ya has acabado de hacer experimentos (por el momento)

Perfecto para tareas que siempre son iguales

Da igual si trabajas tú solo o en grupo. Puedes estandarizar en cualquiera de las 2 situaciones

Hazlo siempre y cuando intentes ayudarte de herramientas que te ayuden en la faena (sigue leyendo porque voy a hablarte de una muy buena más abajo)

 

Tareas que puedes estandarizar

Facturas

Envíos de mails recurrentes

Las Fases de tus Servicios

Agenda de tareas recurrentes

Presupuestos

Preguntas frecuentes

 

 

Cómo hacerlo

Puedes registrar el proceso con pantallazos, tanto si es para ti, como para trabajar junto con otra persona. Cada pantallazo que saques es un paso dentro del proceso. Por poner un ejemplo de esta aplicación, puedes hacerlo para estandarizar el proceso de “hacer facturas”

– Puedes hacer lo mismo, pero en lugar de con pantallazos, en vídeo, como si fuese un tutorial. Lo mismo, para registrarlo para ti como recordatorio como para compartir con algún colaborador. Por ejemplo, cuando quieras estandarizar “cómo subir un post a tu blog” en el que quede registrado cómo son los estilos de los títulos, subtítulos, etiquetas…

– Para todas esas preguntas frecuentes que te hacen tus clientes cuando están trabajando contigo, puedes crear una página secreta con contraseña para que accedan a ella y hagan sus consultas para no tener que repetir lo mismo uno a uno.

– Puedes hacer lo mismo que en el punto anterior, pero con manuales descargables en pdf

– O, lo mismo también en vídeo tutoriales que metes en esta página con contraseña

– Estandariza las fases de tus servicios, que los clientes siempre pasen por las mismas

– Házte plantillas con los mails que mandas SIEMPRE. Si tu servicio siempre cumple las mismas fases, posiblemente siempre mandes los mismos mails. Guárdalos y envía siempre esos.

– Agrupa tareas. Por ejemplo, haz facturas solo 2 o 3 días al mes y hazlas todas seguidas.

– Gestiona bien tu mail. No te pases el día respondiendo. Lo que yo hago es agruparlos todos y contestar a todos seguidos antes de comer.

– Fija las tareas semanales que tienes que repetir sí o sí cada 7 días en una franja horaria. Bloquea esa franja y no pongas nuevas tareas en ella

– Lo mismo con las mensuales

 

 

Una herramienta: el Trello

Por si te lo estabas preguntando… no, no soy afiliada y no cobro ningún tipo de comisión por recomendarlo.

Me gusta mucho porque es muy útil para trabajar con otras personas y para organizarme yo mis propios procedimientos.

Se organiza por tableros, y dentro de cada uno de ellos, hay columnas; y, a su vez, dentro de cada columna van las tarjetas.

Con lo cual, las posibilidades son infinitas.

Cada tablero puede ser un cliente y, dentro de él, cada columna puede estar destinada a “tareas por hacer”, “tareas haciéndose” y “tareas finalizadas”. Cada tarjeta, sería una de estas tareas.

La interface de esta herramienta es como la foto que ves a continuación, y pueden arrastrarse de unas columnas a otras de una forma muy fácil y cómoda.

 

Foto via trello

Otra aplicación que puede tener esta herramienta, es para organizar estos procedimientos de los que hablábamos más arriba.

Por ejemplo, un tablero que se llame “soporte” y que cada columna trate de un tipo de problema o duda que suelen tener tus clientes. Así, cada tarjeta, puede ser un mail a enviar en ese caso, la web secreta donde tienes esos tutoriales… y así puedes ir organizando esa información y esos procedimientos de forma ordenada,

 

¡OJO! Estándar sí, pero…

…no cayendo en ser un robot, especialmente en atención al cliente. Todo tiene que estar personalizado (dentro de un orden), que no parezca que es un mail de plantilla, o un copia pega de un cliente anterior

 

¿Qué te parece esto de estandarizar servicios? ¿Ya lo haces o vas a hacerlo? ¿Qué es lo que más te cuesta? Me encantaría conocer tu opinión.

¡Nos vemos en los comentarios!