Se me da muy bien gestionar mi tiempo. Tener una montaña enorme de cosas por hacer, y darles cabida a todas dentro de mi agenda con mi propio método. Fácil.
Claro, pero con las cosas que uno se propone hacer.
¿Y qué pasa con lo que no te esperas?
¿Qué pasa con los imprevistos?
¡Ajá! Porque por mucho plan que tú tengas, por muy organizada que hagas cuadrar la semana, llega un cliente que te pide algo urgente y claro, ya no te queda hueco…
Y para mí, plantar todo lo demás, por una “urgencia” ajena, no es una opción. Sin embargo, siempre las atiendo. Te preguntarás cómo se hace esto, porque suena un tanto contradictorio… Pues yo te lo explico poniéndote mi caso personal.
El cara a cara con el imprevisto
8 de la mañana. Te sientas a trabajar. Abres el mail y te encuentras 8 correos con urgencias, cosas que hacer, problemas, etc. El impulso inicial es pasar de lo que tenías previsto hacer y empezar a solucionar uno por uno los “marrones” que tienes delante. En cambio yo te propongo lo siguiente:
Paso 1: reserva hacia media mañana, una hora destinada a todos estos follones, por ejemplo, entre las 11 y las 12. Puedes tener otra franja horaria de este tipo a media tarde también.
Paso 2: volvemos a las 8 de la mañana con tus mails llenos de cosas urgentes. En ese momento, lees cada uno de los mails, y filtra lo que es realmente urgente, de vida o muerte, y lo que no. Ten en cuenta que la mayoría de las cosas no son tan urgentes como para que paren las máquinas y uno tenga que dejarlo todo para atender ese problema.
Paso 3: para esas cosas de vida o muerte, pues dedica esa primera media hora, o 40 minutos del día para darle solución. A todo lo demás, envía respuestas tipo “vale, te digo algo a lo largo de la mañana”, o “me pongo a ello lo antes posible”… cosas de ese estilo. Creo que hay que ser profesional ante todo y eso conlleva a atender apropiadamente a todo el mundo, y muy en especial a tus clientes. Te importa darles un buen servicio, ¿verdad? Pues házselo saber.
Paso 4: coges esas tareas por hacer y las pones en esa franja horaria que has destinado para ellas. Si no tienen que quedar hechas de hoy, y ya tienes algunas cosas que atender ese mismo día, pues pásalas a la franja horaria de marrones del día siguiente. Y así, con todos los mails/llamadas, etc que te vayan entrando.
OJO: quiero hacer un matiz con algo que a mí me funciona muy bien. Si cuando entres en el mail, hay algo que puedes dar respuesta en ese momento o solucionar en cuestión de 2 minutos, no lo pospongas y déjalo hecho según leas el mail o te peguen esa llamada. Si sabes que te va a llevar más, entonces sí que pásalo a la hora que hayas reservado para ello.
Si crees que necesitas más de una hora para todas estas cosas, no dudes en coger más tiempo. Pero procura no pasarte, porque si destinas mucho tiempo al día a este tipo de follones, vas a entrar en una rueda de la que cuesta salir…
Mejor trabajar en tu empresa y no para tu empresa Compartir en X
Que tengas un fin de semana estupendo y feliz viaje creativo.
