Una de las cosas de las que se suele hablar a la hora de gestionar el tiempo con el fin de ser lo más productivo posible en el trabajo, es priorizar. Pero lo cierto es que este es un término tan amplio y ambiguo que es bastante más fácil de decir que de hacer.
¿No sabes muy bien cómo priorizar tus tareas para ponerte a trabajar? No te preocupes, que en este post, te doy algunas pistas.
Cómo priorizar
En el método que uso para organizarme, el que explico paso a paso en el ebook de “Gestión del tiempo para emprendedores”, lo he creado basándome en gran parte en mi propia experiencia. Pero algunas de las cosas que incluyo en el método, las he aprendido leyendo sobre formas de trabajar de otras personas, y las he ido incorporando poco a poco si las veía realmente útiles. Y como no, una de las partes fundamentales de la gestión del tiempo, es priorizar lo cual, para mí, va más o menos en el medio de todo el proceso de gestión, tal y como cuento en el ebook.
Esta parte, en la de priorizar, tiene su chicha, pero un truco que te puede ayudar bastante, es usar el diagrama que te voy a presentar. Lo he sacado del libro “Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva” de Stephen R. Corvey (es un libro que está muy bien, te lo recomiendo) y te voy a explicar cómo lo uso.
Es este:
Lo que tienes que hacer es ir rellenando el diagrama con las cosas que tienes que hacer, según sean urgentes o no, y según su nivel de importancia.
Un sencillo truco para priorizar tus tareas Compartir en X
Ten en cuenta para ello que…
– no pienses que todo lo que tienes que hacer es urgente, no todo es para ya. Si coges tarea a tarea y valoras bien si es apremiante o no, verás que hay cosas que pueden hacerse perfectamente mañana, o la semana que viene.
– lo mismo con el nivel de importancia. Hay cosas que está bien hacerlas, pero que si no se hacen ahora mismo, ni este mes, no va a afectar a que sobrevivas. Hay actividades que puedes considerarlas imprescindibles, y otras más como un “extra”. Las diferenciarás porque las actividades importantes son aquellas donde tienes que darlo todo y poner toda tu creatividad en ellas para que tu proyecto se desarrolle y avance.
– lo más habitual, es que se te acumulen más cosas en el cuadrante urgente/importante, y es normal. Siempre habrá cosas más importantes que hacer, y que dejar hechas cuanto antes, es lógico. Pero de nuevo, no te obsesiones con que todo es para ya y sé un poco objetivo a la hora de hacer las valoraciones.
Una vez que hayas completado todo tu diagrama…
… empieza por hacer las cosas que están en el primer cuadrante, una vez acabado pasa al segundo y no vayas saltando de unos a otros, sino no servirá de nada. Tendrás que darle prioridad siempre a lo “importante/ urgente”, y a continuación, lo “importante/no urgente”. No te dejes llevar y pases directamente al cuadrante “urgente/no importante”, que sería el siguiente, sino que debes dedicar tu tiempo en primer lugar a lo importante, que es lo que va a hacer sacar tu proyecto adelante. Intenta seguir siempre el orden que estipulaste desde un principio cuando lo pensaste bien y en frío.
Como ves, ¡no siempre lo urgente es lo importante! Procura que, cuando hagas el diagrama, lo construyas de la forma más realista y objetiva posible, y que luego te obligues a cumplirlo, aunque después sobre la marcha te vengan ganas de saltar a otra tarea que no toca o que ni es urgente ni importante.
Espero que este pequeño truco te ayude a funcionar mejor a la hora de gestionar tu tiempo y ser más productivo. Este esquema es tan solo una pieza de todo el método de gestión del tiempo que explico en el ebook “Gestión del tiempo para emprendedores”, puedes ver más información sobre él aquí.
Si no tienes claro si eres productivo o no, puedes descargarte este test (lo encontrarás al final de este post) y salir de dudas; o también puedes descubrir si eres activo o reactivo en este otro post.
¿Tienes alguna otra forma de priorizar tus tareas para trabajar organizado? ¿Conocías este diagrama? ¡Me encantará leer tu comentario!
¡Feliz viaje creativo!
